Drīzumā JNĪP piedāvās jaunas unikālas iespējas pārvaldnieka informācijas sistēmas lietotājiem!
Namu pārvaldīšana ir joma, kurā ik gadus notiek pārmaiņas. Vismaz tā ir mūsu uzņēmumā Jelgavas nekustamā īpašuma pārvalde.
Alvis Stražinskis, IT & analīzes nodaļas vadītājs SIA Jelgavas nekustamā īpašuma pārvalde
Varētu šķist, ka namu pārvaldīšana ir joma, kurā viss vienmēr norit savu ierasto gaitu. Ik mēnesi tiek aprēķināti pakalpojumi, izrakstīti rēķini, saņemta apmaksa un atkal izrakstīti rēķini. Tomēr viss nav tik vienkārši. Analizējot jāsecina, ka katru gadu mūsu ikdienas darbā notiek pārmaiņas. Bieži pārmaiņas iniciējam mēs paši, bet bieži tās nosaka valsts likumdošana. Arī šis gads nebūs izņēmums.
Šī gada lielākās pārmaiņas ir plānotas vasarā, kad no 2016. gada 1. jūlija pārvaldīšanas pakalpojumiem tiks piemērota valsts noteiktā PVN likme 21% apmērā. Šādus grozījumus Pievienotās vērtības nodokļa (PVN) likumā Ministru kabinets apstiprināja 2015.gada 15.septembrī balstoties uz Eiropas direktīvu.
Tas, protams, nenozīmē, ka mūsu klientiem par 21% palielināsies rēķini. Daudzi pakalpojumi ar PVN tiek aplikti jau tagad. Turklāt PVN 21% likme tiks piemērota tikai pārvaldīšanas pakalpojumam, kas veido mazu daļu no visa apmaksājamo pakalpojumu klāsta. Un ja, piemēram, mājai ir noteikta paaugstināta apsaimniekošanas maksa, iekļaujot arī maksu par veiktajiem remontdarbiem vai vienkārši mājas bilances uzlabošanas dēļ, tad par šo palielinājuma daļu PVN likme jāmaksā nebūs. Uzņēmuma darbinieki jau šobrīd aktīvi analizē situāciju, lai atbalstītu mūsu klientu intereses jaunajos apstākļos.
Sakarā ar izmaiņām likumdošanā, 2016. pirmajā pusgadā plānojam nedaudz mainīt savu rēķinu formu, lai tā precīzāk raksturotu mūsu uzņēmuma darbības pamatus, proti, SIA JNĪP rēķinu sagatavo mājas dzīvokļu īpašnieku vārdā un atbilstoši dzīvokļu īpašnieku vairākuma lēmumiem. Vairums kopējā rēķinā iekļauto pakalpojumu nemaz nav SIA JNĪP pakalpojumi (ūdens, elektrība, atkritumi, u.t.t.) – mēs tikai sadalām mājas saņemto pakalpojumu un iekasēto samaksu novirzām pakalpojumu sniedzējam.
Šogad esam paredzējuši uzlabot savas interneta mājas lapas (www.nip.lv) darbu. Lielā datu apjoma un vairāku citu tehnisku iemeslu dēļ tā ir kļuvusi lēna. Droši vien daudzi mūsu klienti to ir jau pamanījuši. Darbs pie mājas lapas ātruma un funkcionalitātes uzlabošanas notiek un jau ir tuvu nobeigumam, tāpēc drīzumā ievērosiet pozitīvas izmaiņas.
Saistībā ar mājas lapas un Informatīvās sistēmas funkcionalitāti varam teikt, ka strādājam arī pie sistēmas lietotāja – dzīvokļa īpašnieka drošas identifikācijas mehānisma. Tas nozīmē, ka drīzumā dzīvokļu īpašniekiem būs iespējams mājai svarīgu lēmumu pieņemšanā piedalīties neklātienē – nedodoties uz mājas kopsapulci, bet sev ērtā laikā un vietā izteikt savu viedokli. Likumdošana paredz lēmumus pieņemt aptaujas veidā, un mēs dosim mūsu klientiem šādu iespēju, identificējot sevi ar mūsu sadarbības partneru – piecu banku (AS Swedbank, AS SEB banka, banka Citadele, Nordea Bank AB, DNB Bank ASA) palīdzību. Ja esat klients kādai no nosauktajām bankām vai jums ir drošais elektroniskais paraksts, tad varēsiet aktīvi piedalīties lēmumu pieņemšanā neizejot no sava dzīvokļa.
Darbs pie Informatīvās sistēmas uzlabošanas, kā jau vienmēr, turpinās. Pakāpeniski palielinās arī reģistrēto lietotāju skaits. Šobrīd tas jau tuvojas astoņiem tūkstošiem un ir pārsniedzis pusi no visiem dzīvokļu īpašniekiem. Klienti novērtē ērtības un sniegtās informācijas apjomu. Pagājušā gada nogalē tika pievienota iespēja reģistrētiem klientiem redzēt gan savus iesniegtos ūdens skaitītāju rādījumus, gan arī citu dzīvokļu patēriņu. Jūs jautāsiet: kāpēc? Pamatojums ir vienkāršs. Dzīvokļu īpašniekiem ir kopīgi jānorēķinās par mājā izlietoto ūdens daudzumu. Ja rodas patēriņa starpība starp mājas kopējo uzskaiti un dzīvokļu īpašnieku iesniegto rādījumu summu, tad šī starpība ir jāsedz visiem mājas dzīvokļu īpašniekiem kopīgi, protams, atkarībā no tā, kādu starpības segšanas modeli dzīvokļu īpašnieki ir izvēlējušies. Tas nozīmē, ka rēķina lielums ir atkarīgs no pārējo patērētāju iesniegtajiem vai arī neiesniegtajiem skaitītāju rādījumiem. Papildus tam mēs plānojam uzrādīt arī mājas kopējo ūdens skaitītāju rādījumus un ūdens pievadu slēgumu shēmas māju ievados. Bieži vien dzīvokļu īpašnieki aizmirst verificēt (pārbaudīt) savus individuālos ūdens skaitītājus. Kā zināms – ūdens skaitītāja drošas darbības laiks ir 4 gadi. Pēc šī laika lietotājam skaitītāju ir vai nu jānomaina pret jaunu, vai jāveic sertificētu pārbaudi. Turpmāk mēs plānojam ikmēneša rēķinos dzīvokļu īpašniekiem atgādināt par skaitītāju verifikācijas termiņa tuvošanos.
Pagājušajā gadā esam piedalījušies apsaimniekotāju konferencē ārzemēs, kur tika prezentēta „Mājas informācijas sistēma” (Building Information System – BIS). Tā faktiski ir paplašināta mājas lieta – viena no mūsu Informatīvās sistēmas sadaļām. Redzējām, ka ārzemju kolēģi ir nopietni strādājuši un daudz sasnieguši šajā ziņā un redzējām, ka arī mēs strādājam pareizā virzienā. Ārzemju sistēma vairāk ir paredzēta juridiskām personām – celtniecības un apkalpojošiem uzņēmumiem, bet mūsu sistēma – saziņai un sadarbībai ar dzīvokļu īpašniekiem.
2015. gada pēdējos mēnešos mēs saņēmām pārmetumus par novēloti piegādātiem rēķiniem. Par šo situāciju gribam atvainoties un reizē arī paskaidrot, ka mūsu sadarbības partneriem aprēķinu programmas izmaiņu dēļ bija nepieciešams vairāk laika rēķinu sagatavošanai. Redzam, ka ar katru mēnesi situācija uzlabojas, un drīz mēs rēķinus varēsim piegādāt iepriekšējos termiņos vai pat ātrāk. Ēku pārvaldīšanas joma ir sarežģīta ar to, ka izmaiņas ir jāveic jau strādājošā uzskaites sistēmā, un iepriekš paredzēt visas nianses ir ļoti sarežģīti gan mums, gan arī mūsu sadarbības partneriem.
Turpmāk esam paredzējuši Informatīvajā sistēmā attīstīt mājas kontaktpersonas (mājas vecākā) sadaļu. Šobrīd tā ir atsevišķi izdalīta tikai ūdens skaitītāju rādījumu iesniegšanai, bet nākotnē tiks attīstīta līdz virtuālas saziņas organizēšanai ar pārvaldnieku, saziņai ar dzīvokļu īpašniekiem, papildu apmācībai, kopējo aukstā un karstā ūdens skaitītāju rādījumu kontrolei, avārijas izsaukumu pārskatam, ūdens, elektrības vai citu pakalpojumu pārtraukumu paziņošanai, utt. Tāpēc aicināsim māju vecākos vairāk pievērsties darbam ar datoru un atbalstīsim tos, kuri to jau dara. Arī mājas dzīvokļu īpašniekiem būs iespējas novērtēt mājas kontaktpersonas (mājas vecākā) darbu un redzēt cik aktīvi šī persona iesaistās mājai svarīgu jautājumu risināšanā.
Šogad noteikti turpināsim uzsāktos renovācijas darbus un rosināsim sākt jaunus. Atbilstoši Eiropas direktīvai jaunuzceltajās mājās un mājās pēc renovācijas no 2016. gada siltumenerģijas maksas sadale jāveic atbilstoši individuālajam patēriņam. Mūsu pārvaldītajās mājās šāds pakalpojums tiek nodrošināts jau kopš 2008. gada, un ne tikai renovētajās mājās. Droši vien vārdus alokators vai siltumenerģijas patēriņa sadalītājs ir dzirdējuši daudzi. Alokatoru uzstādīšana ir viens no veidiem kā izpildīt Eiropas direktīvas prasības. No šāda veida apkures maksas aprēķiniem nevajadzētu baidīties, jo tas ir veids, kas dzīvokļu īpašniekus disciplinē, ļauj ietaupīt mājas kopējos izdevumus par apkuri un maksāt atbilstoši patēriņam. Vienīgais ieteikums būtu pirms galīgā lēmuma pieņemšanas un metodikas apstiprināšanas lūgt papildu palīdzību savam mājas pārvaldniekam, jo katrā mājā ir cita situācija un katras ēkas nianses atšķiras. Mūsu aprēķinu metodikas ir pietiekoši elastīgas, lai dzīvokļu īpašnieki būtu apmierināti ar apkures izmaksu sadalījuma rezultātiem.
Tomēr gribētu aicināt dzīvokļu īpašniekus nepārspīlēt ar doto iespēju ietaupīt. Esam novērojuši situāciju, ka pēc alokatoru un termoregulatoru uzstādīšanas dzīvoklī uzskaitītais siltumenerģijas patēriņš ir 0. Tas nozīmē, ka sildķermeņi tiek pilnībā no apkures atslēgti un var tikai minēt kāda ir šādā dzīvoklī dzīvojošo ikdiena. Šādas pārmērības kropļo mājas kopējo siltumenerģijas sadalījumu un pārējiem var nākties maksāt vairāk.
Jau šogad esam paredzējuši mūsu Informatīvās sistēmas reģistrētajiem lietotājiem lūgt norādīt savu telefona numuru. Tas palīdzēs operatīvākai saziņai un ziņojumu noraidīšanai SMS formātā galējas nepieciešamības gadījumos, piemēram, plānotu ūdensapgādes traucējumu gadījumā, tāpat arī elektroenerģijas padeves traucējumu paziņošanai un negadījumu apziņošanai, kas, cerams, nekad nenotiks. Varam apsolīt, ka mūsu klientus netraucēsim bieži un nedarīsim to bez nopietna iemesla.
Protams, no telefona numura uzrādīšanas būs iespējams atteikties, bet tad kāda svarīga informācija var mūsu klientus tik operatīvi nesasniegt.
Gribētu aicināt mūsu klientus reģistrēties Informatīvajā sistēmā, aktīvi piedalīties savas mājas pārvaldīšanā, vajadzības gadījumā sazināties un uzdot jautājumus vai sniegt ieteikumus. Jāatceras, ka dzīvojamo māju mēs pārvaldām kopā, tāpēc dzīvokļu īpašniekus redzam kā sadarbības partnerus.
Reģistrēties JNĪP Informatīvajā sistēmā ir iespējams, izmantojot drošības kodu, kas norādīts dzīvokļa rēķina augšējā daļā. Lai reģistrētos, jums nepieciešams e-pasts, un jums jāpiekrīt sistēmas lietošanas noteikumiem, kas galvenokārt aicina Informatīvajā sistēmā pieejamo informāciju neizpaust trešajām personām.